NTFR 2013/1113 - Wat kunt u zelf doen om belastingprocedures efficiënter en sneller te laten verlopen?

‘[A]sk not what your country can do for you,

ask what you can do for your country.’

John F. Kennedy

Met enige regelmaat wordt geklaagd over de lengte van procedures bij de (belasting)rechter. Het is dan ook niet vreemd dat het bereiken van kortere doorlooptijden een beleidsmatig speerpunt binnen de rechterlijke macht is geworden. In het Jaarverslag Rechtspraak 2012¹, waarin uitgebreid aandacht wordt besteed aan doorlooptijden, is het belang van korte doorlooptijden belicht: ‘Het beheersen en zo kort mogelijk houden van de tijd die een rechtszaak duurt (…) is maatschappelijk en economisch relevant. Uit onderzoek blijkt dat een goed functionerende rechtspraak, waaronder tijdige rechtspraak, substantieel bijdraagt aan een gezond economisch klimaat. Vooral voor betrokkenen zelf, de partijen in gerechtelijke procedures, is de doorlooptijd van de zaak belangrijk. Uit een analyse van de klantwaarderingsonderzoeken blijkt de tevredenheid over de duur van een rechtszaak samen te hangen met de algemene tevredenheid over het gerecht waar die zaak diende. Veel professionele partijen en burgers vinden de huidige doorlooptijden bij de Rechtspraak te lang. Verkorting ervan kwam in de klantwaarderingsonderzoeken op de tweede plaats van de door professionals genoemde verbeterpunten. Ook vanuit het oogpunt van uniforme rechtstoepassing is het nastrevenswaardig ervoor te zorgen dat de doorlooptijden bij verschillende gerechten minder uiteenlopen dan nu het geval is.’

IJverige bestuurders hebben met betrekking tot de meeste rechtsgebieden normen voor doorlooptijden geformuleerd voor zaken die worden afgedaan door onder meer rechtbanken en gerechtshoven. Zo’n norm bestaat uit twee elementen: de termijn waarbinnen een zaak afgehandeld dient te zijn en het percentage zaken waarvoor die norm moet gelden. Het uitgangspunt bij die normstelling is dat het overgrote deel van de zaken binnen een bepaalde tijd moet worden afgehandeld en dat rekening gehouden wordt met een groep procedures die extra lang duren. Bij een norm van 85% is er ruimte voor 15% extra lang durende zaken. De formulering van de norm op deze wijze, heeft het voordeel dat ruimte aanwezig blijft om in incidentele zaken bewust meer tijd te nemen voor de afdoening, zo lezen wij in het jaarverslag. In het jaarverslag is voorts te lezen dat de afgelopen drie jaar door de gerechten extra tijd en capaciteit is besteed aan het verkorten van doorlooptijden. Daartoe zijn werkprocessen aangepast en is de aansturing verbeterd. De doorlooptijden zijn daardoor de laatste jaren verbeterd. De doorlooptijden van belastingzaken bij de rechtbanken zijn overigens relatief constant gebleven. De volgende cijfers worden in het Jaarverslag Rechtspraak 2012 genoemd (gemiddelde doorlooptijd gemeten in weken): 2008 (54), 2009 (53), 2010 (53), 2011 (52) en 2012 (49). Bij gerechtshoven waren de gemiddelde doorlooptijden voor belastingzaken in weken: 2008 (85), 2009 (79), 2010 (82), 2011 (74) en 2012 (71). Uit het jaarverslag 2012 van de Hoge Raad kan worden opgemaakt dat de gemiddelde doorlooptijd van belastingzaken (uitgedrukt in dagen) bij de Hoge Raad in de loop van de jaren sterk is gedaald: 2009 (662), 2010 (451), 2011 (420) en 2012 (356).

Het enthousiasme voor kortere doorlooptijden leeft niet alleen bij bestuurders. In HR 10 juni 2011, nr. 09/02639, BNB 2011/232, NTFR 2011/1366, heeft de Hoge Raad met betrekking tot de doorlooptijden een belangrijk signaal afgegeven door ook in belastingzaken waarin geen boete is opgelegd, een schadevergoeding toe te kennen bij overschrijding van de redelijke termijn. Eerlijk gezegd kunnen de nodige vraagtekens worden geplaatst bij de juridische basis van deze beslissing.² Bovendien moet onder ogen worden gezien dat deze beslissing een grote hoeveelheid vervolgvragen heeft opgeroepen. Maar het signaal dat de Hoge Raad heeft willen afgeven, is duidelijk.

Op tal van plaatsen binnen de rechterlijke macht lopen ‘pilots’ om zaken sneller en efficiënter te behandelen. Een bijzondere pilot die ik u niet wil onthouden, is die van de ‘secondopinionprocedure’ bij de civiele kamer van Hof Den Haag. De secondopinionprocedure geeft partijen sinds 1 mei 2013 de mogelijkheid om aan het hof een herbeoordeling te vragen van het vonnis van de rechtbank, zonder dat in hoger beroep stukken worden gewisseld. De secondopinionprocedure biedt partijen een alternatief voor de gewone bodem- of kortgedingprocedure in hoger beroep, met als voordelen minder proceskosten en een snelle volledige herbeoordeling. Aan de andere kant is er geen mogelijkheid om nieuwe feiten aan te dragen, bewijs bij te brengen of nieuwe producties in het geding te brengen. De procedure is alleen mogelijk wanneer beide partijen daarvoor kiezen.

Maar los van de inspanningen van de gerechten om de doorlooptijden te bekorten en los van de proeven met bijzondere procedures is het wellicht ook goed eens te kijken naar wat partijen zelf zouden kunnen doen om ervoor te zorgen dat de procedure bij de belastingrechter wat efficiënter en sneller verloopt. Ik heb een tienpuntenlijstje gemaakt om procespartijen te inspireren zelf een bijdrage te leveren aan een efficiënte zaaksbehandeling en kortere doorlooptijden:

1. Motiveer het beroepschrift direct bij het aantekenen van beroep, hoger beroep of cassatie. Het lijkt een automatisme te zijn om eerst een pro-formaberoepschrift in te dienen bij rechtbank, hof of Hoge Raad en te wachten totdat door het gerecht een termijn voor de motivering wordt gegeven. Vaak is deze aanpak helemaal niet nodig³ en zou meteen een gemotiveerd beroepschrift kunnen worden ingediend. Er kunnen langs deze weg zo’n zes weken van de gemiddelde doorlooptijd worden afgehaald.

• Het is voor de belastingrechter buitengewoon efficiënt als partijen voordat zij gaan procederen zoveel mogelijk overeenstemming over de feiten weten te bereiken.

• De wederpartij en de belastingrechter zijn erbij gebaat dat een partij haar standpunten helder verwoordt. Voorkomen moet worden dat standpunten gedurende de procedure net iets anders worden geformuleerd waarbij niet duidelijk is of de procespartij haar standpunt inhoudelijk heeft willen aanpassen of niet. Daarom is het buitengewoon nuttig als de indiener van processtukken ervoor zorgt dat de door hem in te dienen stukken door iemand in zijn omgeving worden meegelezen op begrijpelijkheid.

• De wederpartij en de belastingrechter zijn erbij gebaat dat een partij niet met hagel schiet. Een goede fiscalist verstaat de kunst om bondig te formuleren en slechts standpunten in te nemen die redelijkerwijs haalbaar zijn. Een belastingrechter is overigens geen boekhoudkantoor dat aan de hand van een pakket bonnen en bewijsstukken voor u aan het werk gaat om te berekenen hoeveel belasting is verschuldigd!

• Het kost de belastingrechter soms veel tijd en hoofdbrekens om aan standpunten van partijen cijfermatige gevolgtrekkingen te verbinden. Daarom moeten partijen hun standpunten (al hun standpunten!) voorzien van inzichtelijke berekeningen die de belastingrechter in staat stellen een dictum te formuleren.

• Het is mijns inziens de verantwoordelijkheid van partijen om het procesdossier niet nodeloos in omvang te laten toenemen (voorkom dubbele stukken!). De belastingplichtige hoeft de stukken die in bezwaar zijn gewisseld niet zelf in te dienen bij de rechtbank: verweerder zendt de op de zaak betrekking hebbende stukken aan de rechtbank (art. 8:42 Awb). De rechtbank stuurt het rechtbankdossier aan het hof (art. 27i, lid 2, AWR) en het hof stuurt het hofdossier aan de Hoge Raad (art. 28a, lid 2, AWR).

• Voorkom dat repliek en dupliek een nodeloze herhaling van zetten oplevert. Repliek en dupliek in hoger beroep zou in de meeste zaken overbodig moeten zijn als partijen goed hebben geprocedeerd. Dat geldt ook voor het indienen van tiendagenstukken. In vele gevallen – en zeker in hoger beroep – hadden de standpunten eerder kunnen worden betrokken of hadden de bewijsstukken eerder in de procedure kunnen worden ingebracht dan tien dagen vóór de zitting.

• Verzoeken om uitstel van de zitting moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Als onverhoopt een verzoek om uitstel van de zitting moet worden gedaan, moet dat verzoek meteen worden voorzien van een adequate motivering en van de nodige bewijsstukken. Dit voorkomt dat de griffier naar aanleiding van het verzoek tot uitstel contact met de verzoeker moet opnemen om die motivering en bewijsstukken alsnog te verstrekken.

• Het lijkt mij wenselijk dat partijen hun pleitnota een aantal dagen vóór de zitting onderling uitwisselen en aan de belastingrechter sturen. Als partijen kennis hebben genomen van elkaars pleitnota en de rechter de pleitnota vóór de zitting heeft kunnen lezen, is het niet nodig dat de pleitnota’s ter zitting worden voorgelezen. De rechter kan dan meteen zijn ‘vragenlijstje’ afwerken.

• Voorkom dat laat in de procedure een bewijsaanbod wordt gedaan. Het komt nog regelmatig voor dat een partij bij de zitting in hoger beroep voor het eerst een bewijsaanbod doet met betrekking tot na de zitting te leveren bewijs. In vele gevallen had het bewijsaanbod (veel) eerder in de procedure kunnen worden gedaan; slechts in een enkel geval is het bewijsaanbod ter zitting een directe reactie op het verloop van het onderzoek ter zitting.⁴ Partijen moeten voor ogen houden dat zo’n bewijsaanbod ter zitting de procesorde flink kan verstoren. Vaak moet een nieuwe zitting worden georganiseerd (die nadere zitting kan doorgaans pas weken later plaatsvinden). De zaak ligt dan enige weken stil (de doorlooptijd schiet omhoog) en de rechters zullen zich weken later weer flink moeten inlezen in het dossier. Een nadere zitting moet zeker plaatsvinden daar waar het gaat om het aanbod na de (eerste) zitting getuigen te horen. Schriftelijke verklaringen van getuigen, welke verklaringen door een partij na de zitting worden overgelegd, kunnen naar de andere partij worden gestuurd met de mededeling dat schriftelijk kan worden gereageerd. Een nadere zitting is dan niet altijd nodig. Ik vind overigens dat de Hoge Raad met name de belastingrechter in hoger beroep wel wat meer rugdekking mag geven daar waar het gaat om het passeren van een laat aanbod van getuigenbewijs. De regels die de Hoge Raad geeft voor het (niet) passeren van een bewijsaanbod, stammen uit de tijd waarin in belastingzaken slechts sprake was van één feitelijke instantie.⁵ Als partijen een bewijsaanbod doen, is het wenselijk dat zij nauwkeurig omschrijven op welk feit het bewijsaanbod ziet. In hoger beroep mag worden verlangd dat partijen nauwkeurig aangeven wat getuigen meer of anders zouden kunnen verklaringen ten opzichte van eerdere verklaringen van die getuigen.⁶

Uiteraard zijn er vele goede redenen te bedenken waarom deze regels in uw zaak niet kunnen worden toegepast. Dat zal zo zijn. Mij gaat het echter erom dat procespartijen een bijdrage kunnen leveren aan de proceseconomie en de lengte van de procedure bij de belastingrechter deels zelf in de hand hebben. U mag de rechter dan onverminderd afrekenen op de tijd tussen het sluiten van het onderzoek en het tijdstip van de uitspraak!