NTFR 2014/1224 - ‘Vakkundig kwijt gemaakt’?!

NTFR 2014/1224 - ‘Vakkundig kwijt gemaakt’?!

mdRN
mr. dr. R.M.P.G. Niessen-CobbenMr.dr. R.M.P.G. Niessen-Cobben is belastingadviseur/specialist formeel belastingrecht bij RSM Wehrens, Mennen & de Vries Belastingadviseurs N.V. te Eindhoven, tevens fiscaal advocaat bij Boskamp & Willems advocaten te Eindhoven.
Bijgewerkt tot 29 april 2014

Contacten met de Belastingdienst kunnen verschillende vormen hebben. De meest directe is persoonlijk contact met klantcoördinatoren, tijdens hoorzittingen of bij overleg in het kader van horizontaal toezicht. Telefonisch contact behoort eveneens tot een directe vorm van contact. Met dien verstande dat na invoering van de BelastingTelefoon enige afstand in het contact met de klantcoördinatoren tot stand is gekomen.

Hoewel deze directe contacten uitermate relevant zijn, vindt veel contact plaats door middel van correspondentie. Hierbij is een onderscheid te maken in correspondentie per e-mail, per fax of per gewone post. Ten aanzien van de contacten per e-mail is de voorzichtige conclusie dat dit gebruik wisselend wordt toegestaan. Indien echter in onderling overleg van dit middel gebruik wordt gemaakt, ontstaan daarbij in beginsel geen problemen. Reden waarom deze vorm van correspondentie hier verder buiten beschouwing wordt gelaten. Eveneens blijft het gebruik van de fax als correspondentiemiddel buiten beschouwing, nu gebruik hiervan tot een minimum dient te worden beperkt.

Resteert de correspondentie door middel van het per post verzenden van documenten. Gezien de stroom jurisprudentie die is gewezen op het terrein van verzending/ontvangst van per gewone post verzonden brieven, lijkt de slogan ‘vandaag gepost, morgen bezorgd’, niet helemaal uit te komen. Onderstaand wordt ingegaan op enige aspecten in de postbezorging, die doen vermoeden dat er nog wel enige jurisprudentie op dit terrein zal worden gewezen.

Tijdige verzending van documenten

Het antwoord op de vraag of een document tijdig is verzonden, is voor zowel belastingplichtige als de Belastingdienst relevant. Een belastingplichtige dient bijvoorbeeld zijn aangifte voor de IB of VPB binnen de daarvoor gestelde termijn in te dienen. Een buiten deze termijn ingediende aangifte kwalificeert als niet tijdig en daarvoor kan de Belastingdienst een verzuimboete opleggen. Daartoe dient echter wel te worden voldaan aan de voorwaarde dat belastingplichtige is aangemaand tot het doen van die aangifte. Die aanmaning wordt per gewone post verzonden en heeft geleid tot de vraag of een rechtsgeldige aanmaning is verzonden. Bij betwisting daarvan door belanghebbende dient door de Belastingdienst aannemelijk te worden gemaakt dat de aanmaning daadwerkelijk is verzonden.1 Vanwege de grote aantallen brieven die door de Belastingdienst worden verzonden, is het nauwelijks mogelijk om per individueel verzonden aanmaning daarvan een registratie bij te houden. De Belastingdienst heeft in een dergelijk geval de volgende bewijsmiddelen aangevoerd:

  • een uitdraai van het geautomatiseerde systeem, waaruit blijkt dat een aanmaning is verzonden, met daarbij de uiterste reactietermijn;

  • een computeruitdraai waarop is te zien op welke dag de bewuste aangifte daadwerkelijk is ontvangen;

  • een ambtsedige verklaring waarin door een belastingambtenaar wordt verklaard dat hij wetenschap ervan heeft dat op een bepaalde datum de bewuste aanmaning naar belastingplichtige is verzonden.

Uit de feitenvaststelling die door de rechtbanken heeft plaatsgevonden, blijkt dat de ambtsedige verklaring is afgegeven zonder dat de ambtenaar vanuit een bij de Belastingdienst voor individueel genoemde poststukken bijgehouden postboek/postverzendregistratiesysteem zijn herinnering heeft opgefrist. Zoals opgemerkt het bijhouden van een dergelijke postregistratie is nauwelijks uitvoerbaar, zodat een dergelijke controle niet mogelijk is.

Nu kunnen bepaalde gebeurtenissen bijzonder ingrijpend zijn, waardoor zij langer – en tot in detail – bij mensen op het netvlies blijven staan.2 Ten aanzien van de verzending van aanmaningen lijkt aannemelijk dat dit niet behoort tot een dergelijke ingrijpende gebeurtenis. Met name niet wanneer wordt meegenomen dat op die bewuste datum in de genoemde jurisprudentie (13 september 2010) bij diverse belastingkantoren tegelijkertijd grote aantallen aanmaningen zijn verzonden. De afgelegde verklaring van de ambtenaar lijkt dan ook betrekking te hebben op het feit dat aanmaningen zijn verzonden, zonder dat antwoord kan worden gegeven op de vraag of een specifieke aanmaning naar één belastingplichtige is verzonden.

Het omgekeerde geldt eveneens. Een belastingplichtige die per gewone post brieven naar de Belastingdienst zendt, kan worden geconfronteerd met het feit dat van de zijde van de Belastingdienst wordt opgemerkt dat de brief nimmer is ontvangen. Op de belastingplichtige rust dan de plicht aannemelijk te maken dat de brief is verzonden.

Het leveren van bewijs kan problematisch zijn nu het aangetekend verzenden van documenten niet meer verplicht is. Een enkele verklaring van een particulier dat hij de brief heeft verzonden is – terecht – onvoldoende. Hier geldt dat het voornemen tot verzending ongetwijfeld aanwezig is (geweest), maar dat betrokkene bijvoorbeeld als gevolg van vergeetachtigheid wellicht de brief nog in zijn tas heeft zitten. Onder omstandigheden is het aangetekend verzenden dan ook aan te bevelen, hoewel daarmee kosten zijn gemoeid. Met behulp van track trace kan dan vastgesteld worden dat de brief in ieder geval bij de Belastingdienst is afgeleverd.

Indien geen gebruik wordt gemaakt van het aangetekend verzenden van een poststuk is in de jurisprudentie over diverse aspecten van de verzending van documenten geoordeeld. Het mag duidelijk zijn dat een voldoende frankering een eerste vereiste is. Degene die zijn bezwaarschrift onvoldoende frankeert, waarna het door de Belastingdienst wordt geweigerd, kan uiteraard overgaan tot het opnieuw – voldoende gefrankeerd – verzenden, maar betrokkene loopt dan het risico dat de tweede inzending buiten de termijn plaats vindt. Een niet-ontvankelijkverklaring volgt. Ten aanzien van een onvoldoende gefrankeerd document geldt namelijk dat de als gevolg daarvan ontstane termijnoverschrijding redelijkerwijs voor rekening van de indiener komt.3 Indien het postvervoersbedrijf ondanks een onvoldoende frankering toch overgaat tot bezorging en dit poststuk is door de Belastingdienst geaccepteerd, geldt dat wel sprake is van een tijdig ingediend poststuk.4

Uitgangspunt is verder dat het bewijs van het tijdstip van terpostbezorging van een niet-aangetekend verzonden stuk op de afzender rust.5 De terpostbezorging vindt plaats op het moment waarop een poststuk in de brievenbus wordt gedeponeerd dan wel op het moment waarop het op een postvestiging wordt aangeboden.6

Na het ter post bezorgen wordt het document door het postvervoersbedrijf afgestempeld. De op een enveloppe aangebracht poststempel vermeldt tevens de datum waarop dit is gebeurd. De omstandigheid dat een poststuk op een bepaalde datum door het postvervoersbedrijf is afgestempeld sluit niet uit dat dit stuk op een eerdere datum ter post is bezorgd.7 Het mag duidelijk zijn dat van het feitelijk ter post bezorgen van een niet-aangetekend poststuk nauwelijks bewijzen voor handen zijn. Een particulier zou er dan al toe over moeten gaan tot het maken van een foto van het moment waarop het poststuk in de brievenbus wordt gedeponeerd. Maar ook een dergelijke actie is niet sluitend nu de digitale camera’s qua dag/tijdstip zijn in te stellen. Het bij het postvervoersbedrijf aanbieden van het poststuk tegen afgifte van een ontvangstbevestiging lijkt wel sluitend te zijn, maar daartoe gaat een postvervoersbedrijf waarschijnlijk alleen over bij aangetekende verzendingen en die kosten wil de particulier nu net niet maken. De vermelding in het postboek uitgaande post bij rechtshulpverleners kwalificeert weer wel als een eerste aanwijzing van verzending.

Bij een op de enveloppe aanwezig poststempel wordt bewijsrechtelijk in ieder geval als uitgangspunt genomen dat terpostbezorging heeft plaatsgevonden op de dag waarop het desbetreffende poststuk door het postvervoersbedrijf is afgestempeld. Voor het geval dat geen leesbaar poststempel aanwezig is, wordt aangenomen dat een bezwaarschrift tijdig ter post is bezorgd indien het op de eerste of tweede werkdag na het einde van de bezwaartermijn is ontvangen.8

Ontvangst van documenten

Indien duidelijk is dat een poststuk ter post is bezorgd, is vervolgens de vraag of het poststuk ook door de geadresseerde is ontvangen. Volgens statistische gegevens van het Ministerie van Financiën wordt 99,8% van alle aangeboden post ook daadwerkelijk bezorgd. In de jurisprudentie wordt aanvaard dat van correct geadresseerde poststukken aannemelijk is dat deze ook feitelijk zijn ontvangen. Wordt desondanks betwist dat het document is ontvangen, zal de geadresseerde daarvoor het bewijs dienen te leveren. Bekend zijn de gevallen waarin poststukken worden bezorgd in flatgebouwen waarbij menigmaal een poststuk niet bij de juiste persoon aankomt; verhuisberichten te laat zijn doorgegeven waardoor de ontvangst feitelijk niet heeft kunnen plaatsvinden; betrokkene voor langere tijd in het buitenland verblijft en de zaakwaarnemer onvoldoende is geïnstrueerd. Al deze situaties komen voor risico van geadresseerde/belastingplichtige.

In de casus waarin belastingschuldige stelt dat hij schriftelijk met juiste adressering een melding betalingsonmacht heeft gedaan, wordt vermoed dat die schriftelijke melding door de Belastingdienst is ontvangen. Het ligt dan op de weg van de Belastingdienst om dit vermoeden te ontzenuwen. Welke argumenten dienen dan te worden aangevoerd? In HR 28 februari 2014, nr. 13/018309 overweegt de Hoge Raad daartoe het volgende: het is voldoende dat de Belastingdienst gronden aanvoert op basis waarvan redelijkerwijs de ontvangst kan worden betwijfeld. Slaagt de Belastingdienst hierin, dan zal de ontvangst op het bedoelde adres door belanghebbende met nadere gegevens aannemelijk moeten worden gemaakt. Dit aannemelijk maken dient dan te geschieden doordat belanghebbende aanvoert dat het niet ontvangen van het schriftelijk stuk een gevolg is van aan het bestuursorgaan toe te rekenen omstandigheden.10

De ontvanger voert aan dat de ontvangst redelijkerwijs niet heeft plaatsgevonden omdat het schriftelijke stuk niet in de dossiers loonbelasting en omzetbelasting van belanghebbende is aangetroffen; uit die dossiers nog niets is vernietigd en van de zijde van de Belastingdienst in het geheel geen reactie is gegeven op de inhoud van het schriftelijke stuk. Met het oordeel van het hof dat de ontvanger met deze gronden redelijkerwijs aannemelijk heeft gemaakt dat aan de ontvangst van de schriftelijke melding betalingsonmacht moet worden getwijfeld, geeft het hof volgens de Hoge Raad geen blijk van een onjuiste rechtsopvatting. Het is bovendien verweven met waarderingen van feitelijke aard en voldoende en begrijpelijk gemotiveerd, zodat geen grond voor een verwijzing tot nader onderzoek nodig is.

Volstaat een dergelijke motivering echter? De reorganisatie ten aanzien van de postbezorging bij de Belastingdienst heeft ertoe geleid dat binnen een bepaalde regio alle poststukken één adressering dienen te hebben. Het verzenden naar het Belastingkantoor dat feitelijk de behandeling van het dossier verzorgd, behoort tot het verleden. Na ontvangst door een centrale postkamer, worden de poststukken gescand om deze vervolgens digitaal naar de behandelaar door te zetten. Daarbij is gebleken dat het in de adressering vermelden van de voorletters en naam van de behandelaar niet altijd een garantie biedt dat het poststuk ook daadwerkelijk bij betrokkene aankomt. Vermelding van het BSN van belastingplichtige lijkt meer succes op te leveren. Maar ook dan kan het voorkomen dat poststukken – met vertraging – aankomen. Daarvoor geldt dan weer wel dat het poststuk is aangekomen.

Moeilijker wordt het wanneer belanghebbende heeft voldaan aan alle hiervoor genoemde voorwaarden voor het verzenden van een niet-aangetekend poststuk en op basis daarvan het vermoeden gerechtvaardigd is dat het poststuk door de Belastingdienst is ontvangen, maar het alsnog niet door de behandelaar is ontvangen. Belanghebbende is nauwelijks in staat om aannemelijk te maken dat op de scanafdeling van een centrale postkamer vergissingen zijn gemaakt. De in het arrest van 28 februari 2014 als voldoende gronden geaccepteerde weerlegging van de ontvangst door de ontvanger laat onverlet dat als gevolg van vergissingen bij het scannen een poststuk wel bij de Belastingdienst is ontvangen maar niet bij de behandelaar aankomt. Of en zo ja daadwerkelijk sprake is van op de scanafdeling gemaakte vergissingen is voor een buitenstaander onmogelijk aannemelijk te maken. De activiteiten op een scanafdeling onttrekken zich nu eenmaal volledig aan de waarnemingen van een buitenstaander.

Dit zou ertoe leiden dat een belanghebbende, indien hij ervoor kiest een poststuk niet aangetekend te verzenden, kan overwegen om als volgt te handelen: Telefonisch aankondigen dat een poststuk verzonden gaat worden. Hierna het poststuk ter post bezorgen om na enige dagen telefonisch te controleren of het poststuk is ontvangen. Nog daargelaten dat je dan beter kunt overwegen de aangetekende variant te kiezen, kan dit alleen werken indien je de beschikking hebt over de naam en het rechtstreekse telefoonnummer van de behandelaar. Met de invoering van de Belastingtelefoon ontbreekt in ieder geval meestal het laatste. Bovendien is de behandelaar bij indiening van een (pro forma-)bezwaarschrift onbekend, zodat ook dan een telefonisch controle niet mogelijk is.

Hoewel langzaam binnen de Belastingdienst begrip ontstaat voor de situatie dat een poststuk als gevolg van uitvoeringsproblemen op de scanafdeling niet door de behandelaar is ontvangen, zal de recent gehoorde verzuchting aan de zijde van de Belastingdienst: ‘dat hebben wij dan vakkundig kwijt gemaakt’ wel niet vaak worden gehoord. Een alternatief zou zijn dat de huidige keuze van postverwerking binnen de Belastingdienst voor rekening en risico van de Belastingdienst komt. Op soortgelijke wijze als dat dit wordt geoordeeld ten aanzien van de digitalisering van aangiften.